Informace o zpracování osobních údajů Městským úřadem Roztoky

Městský úřad Roztoky (dále také jen „MÚ Roztoky“) zpracovává osobní údaje v souladu se zákony a nařízeními platnými na území České Republiky, a to zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „Nařízení“) a se se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění. V souladu s těmito předpisy Vás informujeme o základních zásadách při zpracování Vašich osobních údajů.

Správce osobních údajů Rozsah a způsoby zpracování Účel a zákonnost zpracovávání Kategorie os. údajů Zabezpečení, přenosy a doba uchovávání Práva občanů Stížnost k dozorovému úřadu Pověřenec pro ochranu os. údajů 

Správce osobních údajů

Město Roztoky je ve smyslu Nařízení správcem osobních údajů zpracovávaných v jednotlivých agendách, jak je popisuje jeho Organizační řád.

Městský úřad sídlí na adrese nám. 5. května 2, 252 63 Roztoky
IČO: 00241610 a DIČ: CZ00241610.
Web: https://www.roztoky.cz/
V čele města stojí starosta Mgr. Jaroslav Drda.

Rozsah a způsoby zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádíme v nezbytném rozsahu v rámci jednotlivých agend, tak jak jsou popsány v Organizačním řádu města Roztoky. Dalším účelem zpracování údajů může být uzavření nebo plnění smluvního vztahu, jehož jednou stranou je příslušná fyzická osoba (občan).

Vaše osobní údaje zpracováváme částečně manuálním způsobem (tj. údaje jsou uchovávány v listinné podobě), avšak především automatizovaně (tj. pomocí výpočetní techniky). Při jakémkoliv zpracování osobních údajů dodržujeme bezpečnostní zásady a opatření pro ochranu osobních údajů. V rámci této odpovědnosti MÚ Roztoky zavedl vhodná technická a organizační opatření, aby zajistil a byl schopen doložit, že zpracování osobních údajů je bezpečné a v souladu s Nařízením. Tato opatření zejména chrání osobní údaje proti jakémukoliv jejich neoprávněnému zpracování nebo zneužití, před neoprávněným nebo nahodilým přístupem k nim, jejich nedovoleným změnám, ztrátě, odcizení či zničení.

Pokud Město Roztoky zpracovává některé osobní údaje v rámci přenesené působnosti, pak je zpracovatelem osobních údajů. V takovém případě jsou příjemcem nebo odpovědným správcem osobních údajů orgány státní moci podle jednotlivých agend vykonávaných v přenesené působnosti.

Účel zpracování osobních údajů v MÚ Roztoky, zákonnost zpracování

Účelem zpracování osobních údajů je splnění zákonných požadavků tak, jak se vztahují na jednotlivé agendy MÚ Roztoky a jak jsou popsány v Organizačním řádu MÚ Roztoky. Zpracování veškerých úředních agend vychází ze zákonných předpisů (požadavků), které upravují práva a povinnosti města Roztoky.

MÚ Roztoky dále zpracovává osobní údaje proto, aby mohlo s fyzickou osobou (občanem) uzavřít a plnit smluvní vztah.

V omezených případech může MÚ Roztoky zpracovávat osobní údaje na základě poskytnutého souhlasu fyzické osoby (občana) – např. pro hromadné rozesílání informačních zpráv (newsletteru).

MÚ Roztoky může rovněž zpracovávat osobní údaje v případech, kdy je to nezbytné pro účel jeho oprávněného zájmu a před tímto zájmem nemají přednost zájmy nebo základní práva a svobody fyzické osoby (občana). V případě, kdy MÚ Roztoky bude pro zákonnost zpracování osobních údajů občanů vycházet z oprávněného zájmu města, pak MÚ Roztoky vždy provede posouzení souladu s legitimními zájmy občanů

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

MÚ Roztoky zpracovává v různých agendách následující kategorie osobních údajů:

  • Adresní a identifikační údaje (jméno a příjmení, datum narození, doručovací adresa, e-mail, telefonní číslo, IČ/DIČ, ISDS, rodné číslo, pohlaví, rodinný stav, státní občanství, adresa trvalého bydliště, firma podnikající fyzické osoby);
  • Popisné údaje (např. číslo OP, průkaz pobytu cizince, místo narození, údaje o osvojení, údaje o počátku a ukončení pobytu);
  • Údaje o jiných osobách (např. identifikační údaje zákonného zástupce);
  • Osobní údaje zpracovávané v rámci poskytování služeb občanům;
  • Další údaje nezbytné pro uzavření či plnění smluvních vztahů;
  • Údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany fyzické osoby (občana) nebo smlouvy;
  • Osobní údaje získané pro účely oprávněných zájmů MÚ Roztoky;
  • Údaje nezbytné pro splnění povinností při výkonu státní správy (přenesené působnosti) a samosprávy (samostatné působnosti);
  • Záznamy z kamerového systému Města Roztoky (videozáznamy).

V nahodilých případech je možné, že MÚ Roztoky zpracovává i další blíže nespecifikované osobní údaje, o nichž však občana, kterého se tyto osobní údaje týkají, informuje na vyžádání.

Zabezpečení osobních údajů

V souladu s příslušnými ustanoveními Nařízení, jsou veškeré osobní údaje zpracovávány vždy jen v nezbytně nutném rozsahu, korektně, zákonně a transparentně. Zpracování údajů probíhá pouze po dobu nezbytně nutnou pro dosažení účelu zpracování a je při něm dbáno důsledně na jejich přesnost, integritu a důvěrnost, nevyplývá-li ze zvláštních zákonů jiná povinnost (např. poskytnutí oprávněným orgánům, zveřejnění, apod.).

Přenosy osobních údajů

MÚ Roztoky nepředává žádné osobní údaje příjemci ve třetí zemi (země mimo EU) nebo mezinárodní organizaci, na kterou by se nevztahovala platnost Nařízení. K předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci by mohlo v odůvodněných případech docházet pouze na základě Vašeho souhlasu a pokynu.

Doba uchovávání osobních údajů

MÚ Roztoky zpracovává jednotlivé osobní údaje pouze po dobu, po kterou trvá zákonný důvod zpracování (tedy pokud platí legitimní důvod vztahující se na příslušné zpracování) nebo pokud trvá smluvní vztah, jehož jste (jako subjekt údajů) účastníkem. Doba uchovávání osobních údajů je tedy různá v souvislosti s jednotlivými účely zpracování.

V případě agend MÚ Roztoky, popsaných v jeho Organizačním řádu, jsou lhůty pro uchovávání údajů přehledně uvedeny ve Skartačním a archivním řádu města Roztoky. Po skončení stanovené lhůty uchování jsou osobní údaje buď skartovány, nebo anonymizovány nebo je s nimi nakládáno v souladu se zvláštními zákony (zejména zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě; zákon č. 132/2006 Sb., o kronikách obcí; zákon č. 121/2000 Sb., autorský zákon).

Práva občanů(subjektů osobních údajů)

Za podmínek stanovených v Nařízení máte (jako subjekt údajů) právo požadovat od MÚ Roztoky přístup k osobním údajům, případně uplatnit právo na jejich opravu nebo výmaz nebo na omezení zpracování. Dále máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, jakož i právo na přenositelnost údajů.

Žádné z těchto uvedených práv však není právem absolutním. Mohou tedy nastat důvody, pro něž Vaši žádosti nebudeme moci vyhovět (např. uplatněné právo je v rozporu s jinými právy).

Pokud je zpracování vašich osobních údajů podmíněno vaším předchozím svobodným souhlasem se zpracováním, máte právo svůj souhlas kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Doporučujeme, abyste svá práva spojená se zpracováním osobních údajů uplatňovali přednostně elektronickou cestou na adrese podatelny městského úřadu Roztoky. Pokud tato cesta pro vás není vhodná, můžete uplatnit svůj požadavek písemně a doručit jej do podatelny MÚ Roztoky.

Obecně platí, že požadavky na uplatnění vašich práv vyřizujeme co nejdříve, maximálně do 30 dnů, pokud se nejedná o zvlášť složité komplexní případy nebo ve vyřízení nebrání nějaká technická překážka (např. aktualizační cykly výpočetní techniky). I v takovém případě ale obdržíte do 30 dnů informaci, že se konečné řešení podání prodlužuje, a přibližný termín dokončení.

Stížnost k dozorovému úřadu

Pokud se domníváte, že zpracováním osobních údajů bylo porušeno Nařízení nebo nejste spokojen/a s tím, jak město Roztoky nakládá s Vašimi osobními údaji či jak vyřídilo Váš požadavek na uplatnění práv, máte právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů:

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7;
ID datové schránky: qkbaa2n;
e-mail na podatelnu: posta@uoou.cz;
telefon spojovatelky +420 234 665 111 (neposkytuje konzultace).

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správce a Zpracovatel Město Roztoky jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu čl. 37 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.

Funkci pověřence pro ochranu osobních pro Správce vykonává společnost iNewOnline s.r.o., IČ: 24143880.

Kontakt